採購是企業的重要營運活動之一，透過有效的採購管理，可以降低採購成本、提升採購品質、縮短採購流程，進而為企業帶來獲利。然而，對於中小企業主而言，採購管理往往面臨人力不足、資訊不完整、流程繁瑣等挑戰，因此如何控制採購風險成為一項重要的課題。

採購風險是什麼？

採購風險是指可能對採購流程及其結果產生負面影響的潛在事件或情況。這些風險可能源於多種因素，包括：

l供應商相關風險：這些風險源於供應商的問題，例如產品質量差、交貨延誤或財務不穩定。

l市場相關風險：這些風險源於市場狀況的波動，例如價格變動、供應短缺或需求變化。

l內部風險：這些風險源於組織內部，例如效率低下的採購流程、不足的風險管理實踐或人為錯誤。

中小企業主如何控制採購風險？

中小企業主可以實施多種策略來控制採購風險並保護其業務：

1. 建立穩健的採購策略：制定清晰全面的採購策略，概述組織的採購目標、流程和標準。確保策略與整體業務目標和風險承受能力保持一致。

2. 強化供應商管理：實施嚴格的供應商選擇流程，根據供應商的資質、能力和績效記錄進行評估。建立持續的供應商績效監控和評估機制。

3. 善用科技工具：利用採購軟件、電子採購平台和其他科技工具來自動化採購流程、增強數據管理和提高透明度。

4. 進行徹底的價格比較和談判：從多個供應商處獲取報價並進行徹底的價格比較。採用有效的談判技巧以確保最優惠的價格，同時保持質量標準。

5. 優化庫存管理：實施有效的庫存管理系統，以最大限度地減少庫存不足和過度庫存。利用庫存控制方法，例如先進先出（FIFO）或平均成本法。

6. 實施標準化：對採購實踐進行標準化，包括產品規格、包裝要求和供應商選擇標準。標準化可減少變異性和降低採購成本。

7. 建立風險緩解計劃：識別潛在的採購風險並制定應急計劃以減輕其影響。這些計劃可能包括替代供應商採購、價格上漲條款或保險覆蓋。

8. 促進持續改進：定期審查和評估採購流程、供應商績效和風險管理實踐。確定改進領域並實施必要的更改。

【案例分享】

一家小型製造公司最初依靠人工報價、談判和訂單下達流程進行採購。這種人工方法導致採購活動耗時費力，並且經常導致價格不佳。為了解決這些問題，該公司實施了電子採購平台、自動化了採購工作流程並建立了供應商績效評估系統。由於這些措施，該公司成功地降低了採購成本10%，並將採購相關風險降至最低。

採購風險對中小企業主構成了重大挑戰，可能會影響盈利能力和運營效率。通過實施有效的採購管理策略，中小企業主可以控制採購風險、增強供應商關係、優化採購成本並保護其長期成功。鼎新 A1雲端進銷存提供靈活、可靠的雲端模組。不僅不需要在硬體和人力維護上投入大量的經費，還能夠結合現代工作新型態，只要有網路，手機和電腦就可以輕鬆使用。此外，它提供了超過40張進銷存及財務類報表，以滿足中小企業在經營管理的需求！

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