在公司營運中，免不了會有一筆筆小額支出，像是員工代墊款、採購辦公室文具、支付交通費等等。為了簡化會計程序，並有效控管這些小額支出，許多公司都會設置「零用金」管理制度。零用金是指公司撥給特定人員或部門保管的現金，用於支付公司日常營運中發生的零星、小額支出。零用金的金額通常會設定一個上限，以避免資金流失。

小公司如何制定零用金管理制度？

對於小公司來說，制定一套完善的零用金管理制度非常重要。這套制度可以幫助公司有效控管小額支出，避免資金流失，並降低舞弊風險。以下提供幾個小公司制定零用金管理制度的建議：

l明確規定零用金的用途和範圍：首先，公司應明確規定零用金的使用用途和範圍，哪些項目可以由零用金支付，哪些項目不可以。例如，員工代墊款、採購辦公室文具、支付交通費等小額支出可以由零用金支付，而大額採購或員工薪資等項目則不宜由零用金支付。

l設定零用金的金額上限：公司應根據自身的營運規模和需求，設定適當的零用金金額上限。金額上限不宜過高，以免資金流失；也不宜過低，以免影響日常營運。

l建立零用金的申請、核准、支付和報銷流程：公司應建立明確的零用金申請、核准、支付和報銷流程，以確保零用金的使用合規合法。例如，員工申請零用金時，應填寫申請表並附上相關憑證；零用金保管人應審核申請表並核准後，再支付款項；員工應在規定時間內完成報銷，並附上合法憑證。

l定期稽核零用金的使用情況：公司應定期稽核零用金的使用情況，以確保零用金的管理制度得到有效執行。稽核的內容包括零用金的申請、核准、支付和報銷等環節。

【舉例說明】

阿志是一位業務員，他經常需要外出拜訪客戶。公司規定，員工出差時可以申請預支零用金，用於支付交通費、餐飲費和住宿費等費用。

有一天，阿志去拜訪客戶，他花費了新台幣1,000元搭乘計程車。抵達客戶公司後，阿志填寫了零用金預支申請表，並附上計程車車票。經公司核准後，阿志從零用金保管人處領取了新台幣1,000元。

拜訪客戶結束後，阿志在規定時間內完成了零用金報銷，並附上了計程車車票和客戶簽名的收據。

　　零用金管理制度是公司財務管理的重要組成部分。應建立一套完善的零用金管理制度，以有效控管小額支出，避免資金流失，並降低舞弊風險。對於小公司來說，會計軟體非常有用。它可以讓我們更輕鬆地管理財務，提高效率和準確性，同時符合法規。如果你正為公司的財務管理而煩惱，使用會計軟體可能是一個不錯的選擇。鼎新A1雲端會計提供免費試用15天的機會，讓你在決定使用系統前可以先試用會計的全部功能！試用後得合適，再決定是否正式使用。這樣，就不用擔心花大錢買下一個不適合的軟體了！