庫存管理的運作包括從入庫到出庫的各個階段，涵蓋庫存調整、儲位移動、庫存查詢以及重要的效期管理。有效的庫存管理可以選擇不同方式，如先進先出、先製造先出或先到期先出，以平衡庫存流動並提供最佳管理方式。
庫存管理有三大優勢：
1.金流掌握：有效的庫存管理可查明產品效期，有效控制出貨販售，避免資源浪費（如過期商品），使現金與利潤能夠迅速回流，提高營運效率。2.銷售狀況分析與預測：庫存紀錄可產生多樣報表，供管理層分析銷售狀況、制定行銷策略與銷售目標，對公司策略方向影響深遠。
3.突發狀況防範：當環境影響或供應商缺貨等問題出現時，庫存管理可以及時確認庫存，提前訂購以維持商品存貨，並與客戶溝通，降低商品銷售受影響的機會，保持良好的服務品質。
初期了解庫存動態後，應設定最低庫存，防止斷貨或缺貨情況發生。不同性質的商品需採取不同管理方式，如保存期限短的商品應先進先出；低單價的消耗品則可大量採購以降低成本。
定期盤查庫存記錄是必要的，這不僅有助於發現錯誤，還可提供準確的資料進行營業狀況分析，觀察市場動向，找出促銷或滯銷商品，為管理層提供經營方向。一套良好的庫存管理系統是不可或缺的。自動化管理能減少人為錯誤，提升效率，幫助企業更流暢地經營，有效管理庫存，也有助於提高營運效率。
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