企業導入系統是救命還是傷本? - 文章分享 - 鼎新A1商務應用雲

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企業導入系統是救命還是傷本?

企業為什麼需要導入系統?

在創業初期,作業流程通常還在磨合階段,此時可能會需要E化或是系統的協助,簡單但清楚地記錄公司帳務狀況,避免商品數量不清、收支混亂的問題。隨著企業營運穩定與成長,原本「校長兼撞鐘」的老闆可能開始有了財會、業務、和採購人員的需求,此時便需要較完整的系統(企業資源規劃系統)來輔助與串接企業流程。

導入系統的主要目的,就是將公司重複性的作業活動系統化,以降低人為錯誤,並節省人工資料處理時間,能夠更快速與即時取得營運交易資訊。


企業營運常見的問題

當業務量增加、往來會計科目增多,繁雜的原始憑證資料若單靠傳統紙本作業容易有遺漏,而且財會作業過帳、核對資料較費時,結帳作業容易延宕。在配銷作業中,如果業務無法即時掌握正確庫存,可能讓訂單銷售機會流失。若是存貨管理不當,無法針對數量過多的商品提早處理,也將造成資金週轉率降低。

導入系統就萬無一失?

正確導入系統後,確實能省去許多資料計算、核對、和傳統人工的作業時間,達到較好的內稽內控、高效率營運模式,但許多中小企業面臨公司組織改造或導入資訊系統時,常會發生許多問題,此時負責推動導入的人員便顯得相當重要。很多中小企業推動資訊化的專案人員,因工作繁忙,加上對系統流程架構不夠了解,相對在導入系統時,容易虎頭蛇尾、資料建置不完全,或是流程架構不嚴謹,導致最終系統無法達到最高效能,造成人員對資訊系統使用率降低。
 

找對的人做對的事

雖然導入系統需要耗費一定的時間與費用成本,也可能遇到規劃不佳造成導入失敗、各別導入後的系統整合問題,以及導入系統後人員的作業流程需要重新學習與上手,但相較傳統作業的效率不彰、資料難以保存、報表資訊不即時,耗費相同的人力成本但能處理的事情卻比較少,既影響公司整體營運績效,阻礙成長機會,長久下來將因缺乏競爭力而必須退出市場。如果可以「找對的人做對的事」,從最初就能擬定系統導入計畫,透過積極推動與不斷修正流程、人員的協調與配合,相信就能找到企業本身的最佳解決方案,達到事半功倍的導入效益。

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