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記帳需要100%精確?快速搞懂8觀念,即時省力最重要

每到月底月初,常常是老闆頭大、會計慌亂的時刻,如果剛好遇到報稅月份,忙碌情況可能難以想像!到底怎樣才能安排既快速、又有效率的財會工作流程,並完成記帳所需的重點?
再度分享榮獲全球「Microsoft MVP for Excel」日本的管理達人:井之上陽一先生,他整理出八個要點,提醒大家面對記帳,需有更靈活的操作方法喔!


一:減少用紙

隨著電腦、資訊科技進步,將紙本作業數位化、並整理加工,能讓工作更有效率。


二:與客戶/廠商建立固定往來方式

如果一直都採取費時耗工的方式,除了無法盡快確認數字,也需花很多時間追朔、修改。所以可請客戶或廠商盡早提供「請購、請款單」、「改用匯款方式付款」等,精簡相關流程。


三:找出自己最上手的工作模式

自己能流暢的處理日常作業是很重要的,建議可制訂檢查表、或將自己曾出錯的地方整理成工作指導手冊,當做提醒、檢核。


四:隨時保有加快速度的意識

要加快記帳速度,有時可容忍小錯,但真正報稅時,還是謹記:不可有誤喔!所以要快速了解每月業績、做決策,其實掌握大的數字金額即可(如台灣的記帳會計師通常以萬元為單位抓出)。

也就是說:與其「用100%精確度,但需晚1個月才能確認」倒不如「用80%的精確度,在次月5日前就能掌握業務」是更重要的!


五:別太在意錯誤

快速掌握經營大方向,應以:“不弄錯萬元單位大數字、沒有填錯單位”即可,如不小心算錯1元並不會影響稅金,但最終完成的財報數字,還是不可有錯喔。


六:大概整理

整理內外部單據時,一定多而繁雜,但大原則:可以方便拿出來參考即可,不必將單據整理到一絲不苟!另外要注意:超過保存期限的單據,請務必丟掉以免資料混雜。


七:簡化業務

不收現金、控制庫存、或不要擬訂太複雜的交易條件等,會讓財會工作流程更簡單。

例如:付款週期用月結,不要一收到請款就得立刻付帳。

由對方負擔匯款手續費。

減少不必要的人力開支。

決定好的費用表,不開特例,讓營收及請款更順暢管理。

付款、收款對象單純,交易次數可減少,管理財會更簡單。
 

八:活用電腦及網路資源

尤其,科技腳步飛快,沒道理不好好利用它,善用電腦、網路、尋找適合不錯的軟體,讓管理達到事半功倍的成效喔!




參考資料:一人開公司也能搞定的財務管理實務 (井之上陽一)


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