很多中小企業或是新創老闆常常在問，到底在管理進銷存貨、帳款當中，產生很多的單據和憑證，需要怎麼整理呢？因此，先幫大家了解公司憑證，主要會分為兩大類：
原始憑證和記帳憑證。原始憑證是證明會計事項經過的憑證，例如進銷貨發票、收據等；
記帳憑證則是證明處理會計事項人員責任的憑證，用於記帳。
取得憑證後，公司應依照商業會計法規定，將原始憑證轉化為記帳憑證，並依此記帳。主要的步驟如下：
1.取得原始憑證：包括進銷貨發票、各種收據、薪資表、加班費申請單、驗收入庫單、銀行匯款單等。
2. 編製記帳憑證：根據原始憑證編製現金收支傳票或轉帳傳票。
3. 登入帳簿：將傳票的借貸項目、內容摘要和金額登記於各種帳簿，如現金帳、日記帳、總帳等。
在實務操作中，除了使用Excel編輯管理外，使用雲端進銷存的帳款收付功能，或是雲端會計系統，可以更有統化處理帳務流程，並產生對應得財務和帳務報表。另外也提醒，若是原始憑證已經符合記帳需要，可以直接用作記帳憑證。此外，會計事項應按照所發生的次序逐日登帳，當然，記帳最遲請不要超過兩個月。
為了確保會計資訊的即時性和準確性，公司在取得憑證後找時間應及時處理入帳，遵守相關法規，以免影響財務報表的真實性和合法性。如此一來不僅有助於公司內部管理，也是對外提供財務透明度的重要基礎。能夠定時記錄，透過嚴謹的會計處理流程，公司能更有信心掌握財務狀況，為未來的決策提供堅實的數據基礎。
圖片來源：Pixabay
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