在公司營運中，難免會遇到一些小額、瑣碎的支出，例如購買辦公室文具、招待客戶、支付交通費等等。如果每次都要透過正式的請款流程，不僅耗時費力，也會造成財務人員的負擔。因此，許多公司都會設置零用金制度，來簡化小額支出的處理流程。

零用金是指公司撥給特定人員保管的一筆現金，用於支付公司日常營運中發生的零星支出。零用金的金額通常會事先設定好，並定期進行核銷。對於小公司來說，零用金管理制度尤為重要。主要有以下幾個原因：

l簡化小額支出處理流程：零用金可以直接支付小額支出，無需透過繁瑣的請款流程，可以提高工作效率。

l降低財務人員負擔：零用金可以減少財務人員處理小額請款的工作量，讓他們可以專注於更重要的財務工作。

l加強內部控制：零用金管理制度可以規範零用金的使用，避免挪用公款等舞弊行為發生。

如何制定零用金管理制度？

制定零用金管理制度，可以參考以下步驟：

1. 確定零用金保管人：零用金保管人可以由財務人員、行政人員或其他值得信賴的員工擔任。

2. 設定零用金金額：零用金金額應根據公司的實際需求進行設定，通常不宜過高。

3. 制定零用金使用範圍：零用金的使用範圍應明確規定，例如只能用於支付哪些類型的支出。

4. 建立零用金請領流程：零用金請領流程應包括申請、核准、發放等環節。

5. 規定零用金報銷流程：零用金報銷流程應包括提供合法憑證、審核、核銷等環節。

6. 定期進行零用金稽核：公司應定期對零用金的使用情況進行稽核，以確保資金的安全和有效使用。

【應用情境】

小美是一位行政人員，負責公司零用金的保管。公司制定了以下零用金管理制度：

1. 零用金保管人：小全

2. 零用金金額：新台幣20,000元

3. 零用金使用範圍：辦公用品、交通費、招待費等

4. 零用金請領流程：

填寫零用金請領申請表→經部門主管核准→向零用金保管人領取現金

5. 零用金報銷流程：

提供合法憑證→經零用金保管人審核→填寫零用金報銷表→經財務經理核准→將報銷款項繳回公司

　　有一天，小美收到同事小華的請款申請，小華申請報銷新台幣5,000元的客戶招待費。小明在審核憑證時發現，其中有一筆新台幣2,000元的發票品項為「KTV包廂費」。根據公司零用金管理制度的規定，KTV包廂費不在零用金的使用範圍內，因此小美駁回了小華的這筆請款申請。

零用金管理制度是公司內部控制的重要環節，可以幫助公司提高財務管理的效率和透明度。對於小公司來說，會計軟體非常有用。它可以讓我們更輕鬆地管理財務，提高效率和準確性，同時符合法規。如果你正為公司的財務管理而煩惱，使用會計軟體可能是一個不錯的選擇。鼎新A1雲端會計提供免費試用15天的機會，讓你在決定使用系統前可以先試用會計的全部功能！試用後得合適，再決定是否正式使用。這樣，就不用擔心花大錢買下一個不適合的軟體了！