在公司日常營運中，常會遇到一些零星小額支出，例如購買文具、招待客戶、搭乘計程車等。如果每一筆都走正式的請款流程，不僅繁瑣耗時，也會讓財務人員疲於奔命。因此，許多企業會設立「零用金制度」，以簡化處理流程、提升效率。

零用金是什麼？

　　零用金是公司預先撥給特定人員保管的一筆現金，專門用於支付日常營運中金額較小、性質臨時的支出。這筆金額通常會事先設定上限，並定期進行報銷核銷，確保帳務透明與資金安全。

對中小企業來說，建立完善的零用金制度，不僅是提升財務效率的關鍵工具，也能強化內部控制。以下是幾個主要優點：

l簡化小額支出流程：使用零用金可以避免走正式請款流程，快速處理日常小筆費用，提升行政效率。

l減輕財務負擔：由部門自主管理小額支出，財務人員無需一一處理，有效分擔工作量。

l強化內部控管機制：透過制度規範零用金用途與流程，可預防資金挪用或濫用情形。

零用金管理制度該怎麼建立？

企業可參考以下六個步驟，建立一套有效且實用的零用金管理制度：

1. 指派保管人員－可由財務、行政人員或其他信任度高的員工負責保管。

2. 設定金額上限－根據實際需求設定合理金額，避免現金過多增加風險。

3. 明訂使用範圍－明確規定可支付的支出類型，例如：辦公用品、交通費、招待餐飲等。

4. 規劃請領流程－應包含申請、主管審核、保管人發放現金等步驟。

5. 制定報銷規範－報銷時應提供合法憑證，並經過審核與核銷程序。

6. 定期稽核與補充－定期檢查零用金使用狀況，必要時補充金額並重設限額。

【應用情境】公司零用金管理實例

小美是某公司的行政人員，負責零用金的日常保管與核銷作業。公司制定的零用金制度如下：

保管人：小美

零用金額度：NT$20,000

可支出項目：文具用品、交通費、基本接待費用

請領流程：
員工填寫申請單 → 部門主管簽核 → 向小美領取現金

報銷流程：
檢附合法發票 → 小美審核憑證 → 填寫報銷表 → 財務經理核准 → 歸還款項或補足金額

某日，小華申請報銷5,000元的接待費用。小美在核對憑證時發現其中2,000元是KTV包廂費，依據公司規定，娛樂性支出並不屬於零用金適用範圍，於是駁回了這筆申請。透過明確制度，小美能依法處理、不傷人情，也維護公司資金安全。

用科技提升零用金管理效率

　　手動管理零用金雖然可行，但隨著企業規模成長，人工記錄容易出錯，稽核也變得繁瑣。這時候，導入會計軟體就是提升效率與準確度的關鍵。零用金管理制度不只是控制支出的工具，更是提升財務透明度與內部治理的基礎。若你正煩惱零用金處理流程不清、報帳常出錯、財務人力不足，不妨考慮試用雲端會計系統來輔助你管理。

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