在企業營運中，經常會遇到一些小額、瑣碎的支出，例如購買辦公室文具、員工出差旅費、招待客戶等。這些支出如果透過一般會計程序處理，可能會造成工作流程繁瑣、效率低下。因此，許多企業都會設置零用金制度，以簡化小額支出的處理流程。

零用金是什麼？

零用金是指企業為應付日常小額現金支付而預先準備的現金或存款。零用金的管理通常由專人負責，例如出納人員或財務經理。

小公司如何制定零用金管理制度？

對於小公司而言，制定一套完善的零用金管理制度至關重要。這套制度不僅可以有效規範零用金的使用，也能降低企業的財務風險。

零用金管理的5大步驟：

1. 明確零用金的使用範圍

首先，企業應明確規定零用金的使用範圍，哪些項目可以透過零用金支付，哪些項目則需透過其他方式支付。例如，一般來說，小額辦公用品、交通費、餐費等都可以透過零用金支付，而較大金額的支出，例如設備採購、員工薪資等，則應透過其他方式支付。

2. 設定零用金的額度

企業應根據自身營運需求，設定合理的零用金額度。零用金額度過高，可能會增加企業的財務風險；額度過低，則可能造成零用金經常不足，影響日常作業。

3. 制定零用金的申請、核准流程

企業應制定明確的零用金申請、核准流程，以確保零用金的使用合規。一般來說，員工在申請零用金時，應填寫申請表，並附上相關憑證；經核准後，再由零用金管理人員撥付現金。

4. 規定零用金的報銷流程

企業應規定零用金的報銷流程，以確保零用金的使用合理。一般來說，員工在使用零用金後，應取得合法憑證，並在規定時間內向零用金管理人員報銷。

5. 定期稽核零用金的使用狀況

企業應定期稽核零用金的使用狀況，以確保零用金管理制度的有效執行。稽核的內容包括零用金的申請、核准、撥付、使用、報銷等環節。

【情境說明】

小明是一家小公司的出納人員，負責管理公司的零用金。為了讓零用金的使用更合規、更有效率，小明制定了一套零用金管理制度，如下：

1. 零用金的使用範圍：辦公用品、交通費、餐費、招待費等小額支出。

2. 零用金的額度：新台幣1萬元。

3. 零用金的申請、核准流程：員工在申請零用金時，應填寫申請表，並附上相關憑證，申請表需經部門主管核准後，再送交總經理核准，總經理核准後，小明再撥付現金。

4. 零用金的報銷流程：員工在使用零用金後，應取得合法憑證，在當月10日前，向小明報銷，小明審核憑證後，再將憑證送交會計部門入帳。

5. 定期稽核零用金的使用狀況：小明每月會對零用金的使用狀況進行稽核，稽核內容包括零用金的申請、核准、撥付、使用、報銷等環節。

6. 成效：在小明的努力下，公司的零用金管理制度得到了有效執行。零用金的使用更加合規、更有效率，也降低了公司的財務風險。

　　零用金管理制度是企業財務管理的重要組成部分。小公司在制定零用金管理制度時，應根據自身的實際情況，制定合理、有效的制度，以確保零用金的使用合規、高效。對於小公司來說，會計軟體非常有用。它可以讓我們更輕鬆地管理財務，提高效率和準確性，同時符合法規。如果你正為公司的財務管理而煩惱，使用會計軟體可能是一個不錯的選擇。鼎新A1雲端會計提供免費試用15天的機會，讓你在決定使用系統前可以先試用會計的全部功能！試用後得合適，再決定是否正式使用。這樣，就不用擔心花大錢買下一個不適合的軟體了！