進出貨是每天發生且日常的工作，有些小細節對中小企業來說，是常見也是頭痛的環節，保持進出貨順利，都是買賣雙方都希望的，但可能有些原因，尤其是在銷貨之後，客戶才提出退貨且發票都已經開立申報國稅局的情況，特別在月底月初、或是大檔期期間才發生，的讓人措手不及，整理相關步驟可以幫助小公司的財務人員，有效來處理帳和發票，讓進銷貨的流程更明快、不手忙腳亂，同時也符合報稅規定：
接收退貨確認商品狀況：首先，基於種種原因接收了客戶退貨商品，先與倉庫端夥伴或要自行確認，第一步請先檢查商品狀況，先確定退貨符合公司的退貨辦法，如有使用進銷存系統，請盡快記錄退貨商品的資訊，包含清點數量、款項，狀態和退貨原因。
開立折讓單：對於已開立並申報的發票，公司也應該盡快開立折讓單（也稱為紅字發票或折讓憑證），以調整原發票的金額，尤其是折讓單，必需包含原發票號碼、退貨商品明細及退貨金額，將折讓單交給客戶用印回覆，並保留副本以備日後查詢。
更新帳務記錄：有使用企業的進銷存帳款系統，收到貨後要盡速更新銷退貨和應收帳款的記錄，將退貨品項調整並從銷貨記錄中扣除，並調整相應的應收帳款金額。讓帳務記錄更新最新的交易狀態。
通知會計人員和稅務單位：將退貨和折讓情況通知公司財會人員，才可以及時處理相關帳款，如已和國稅局報稅，也需要向稅務機關申報折讓單相關流程。
庫存調整：將清點退回的商品重新入庫，更新庫存記錄，讓庫存系統中的商品數量與實際庫存相符，避免庫存混亂。
退款處理：此時也需要根據公司的退貨辦法，盡快處理客戶的退款事宜，不論是直接退還款項，或保留退貨金額當作客戶的預付款，都能適用於後續的購買。
客戶溝通：當然與顧客保持良好的溝通交流是重要的，此時也必需要讓他們了解退貨和退款的流程及狀況，仍然希望如果是持續往來客戶，基於互信基礎都能維持雙方的信任和滿意度。
內部流程再優化：時常檢視各種退貨情況，定期和內部檢討和優化公司的退貨流程和因應對策，未來遇到類似情況都能更迅速有效處理，減少重複問題發生機會，避免對企業營運造成影響，同時也需要建立完善的內部風險管理檢討機制，定期檢查銷售和退貨流程，面對問題時都有因應解決標準流程。
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