對於在蝦皮、momo、Pinkoi 等平台經營的小型電商來說，「記帳」不只是記下銷售收入，更是一場和「進貨、進貨退回、缺貨」交錯運作的精細管理。許多店主會發現，用 Excel 或紙本記錄時，經常漏記補貨、退貨數量對不上，甚至忘記登記缺貨商品，導致成本與庫存數據混亂，影響進貨與訂價策略。

本篇將帶你了解，如何透過雲端記帳工具，將進貨、進貨退回、缺貨資訊整合進財務記錄中，讓電商經營更有效率、更有依據。

一、進貨記錯或漏記，是利潤流失的開始
在實際營運中，進貨記錄常見的問題包括：
‧ 只記了總金額，卻沒記品項與單價，無法計算毛利率
‧ 忙著補貨沒時間記帳，導致月底對不出成本
‧ 同一品項多次進貨，價格不同卻未分開記錄
這些問題會讓你在估算商品成本與調整售價時毫無依據，只能憑印象判斷，極易造成毛利過低或進貨過量。

二、向供應商退貨若沒記清，庫存與帳目會出錯
進貨後常會遇到一些狀況：
‧ 到貨有瑕疵需退貨
‧ 誤下重複訂單需退回多餘品項
‧ 價格或規格與訂單不符需退換

如果這些「進貨退回」沒有正確記錄，會導致：
‧ 帳上顯示有進貨成本，實際上已退貨，成本不實
‧ 庫存顯示有商品，但其實已退回，產生缺貨誤判
‧ 月底結帳時數據不符，影響報表準確度

三、雲端記帳工具如何處理進貨與退回？
記錄每筆進貨明細
輸入供應商、日期、品項、數量、單價，系統自動更新成本與庫存，隨時可查詢。

進貨退回操作簡單
如需退貨，可在進貨紀錄中建立退回動作，系統會自動沖銷金額與庫存，不必人工調整。

可視化追蹤商品狀況
搭配庫存模組，可快速掌握目前庫存量、待補貨品項，缺貨提醒讓你不再漏掉熱銷商品的補貨時機。

自動計算商品平均成本
多次進貨後，系統會自動計算每個商品的平均進貨成本，協助你準確掌握毛利空間與訂價依據。

四、提升營運效率的小提醒
‧ 建議每次進貨與退貨後都立即記帳，避免月底回想補登
‧ 商品若為多規格（如顏色/尺寸），進貨記錄也要清楚分開
‧ 定期檢視庫存報表，找出暢銷與庫存積壓商品，有助於採購決策

結語：進貨有紀錄，退回也清楚，營運才能有依據
對電商來說，進貨與退貨記錄的正確性會直接影響成本計算、庫存準確與商品定價策略。
透過雲端記帳系統，能將進貨流程與帳務整合，自動處理進貨退回的影響，省下對帳時間，也讓你做決策不再靠直覺，而是靠數據。

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