‧ 出貨時手忙腳亂，還得人工記錄序號
‧ 客戶詢問保固情況，內部查了半天還找不到資料
‧ 發現某批商品品質有異時，卻無法迅速追蹤出問題的來源
這些表面看來只是流程上的小問題，其實背後代表的是——商品管理機制是否到位？ 若系統無法幫你記錄與追溯商品的進出動態，這些「小錯誤」最終可能演變為「大災難」。
在這個資訊快速流通的時代，企業若無法有效管理商品來源與去向，不僅影響營運效率，更可能影響客戶體驗、品牌形象，甚至違反法規。因此，選對商品管理系統，是每一間成長型企業都該重視的策略選擇。
你可能會問：「我用 Excel 也可以記錄商品資訊啊，真的需要系統嗎？」
其實，當商品量體變大、門市變多、或開始出現售後保固、品質召回等情境時，單靠人工或表單管理很快就會失控。這時候你需要的不只是記錄，而是具備「即時更新、完整查詢、風險控管」能力的一套商品管理系統。
導入系統不只是為了節省人工時間，而是為了建立可持續運作、透明且有彈性的流程基礎。
必備功能一：批號管理——掌握每一批貨的來源與去向
如果你經營的是食品、醫療耗材、保健品或有保存期限的商品，那麼「批號管理」絕對是基本配備。這功能讓你可以為每一批商品建立獨立的身分標記，當有品質問題發生時，可以快速鎖定相關批次、回溯供應來源，甚至發出召回通知。
你應該注意以下功能是否具備：
‧ 商品進貨時可登錄批號並綁定效期
‧ 出貨時可選擇出貨批號，系統自動記錄
‧ 批號異動紀錄可查詢，掌握商品去向
‧ 效期預警提醒，避免報廢與損失
→品質問題不怕出現，怕的是找不到是哪一批！有批號管理，就能快速應對，守住品牌信譽。
必備功能二：序號管理——讓每件商品擁有專屬身分證
若你的商品具備單件保固需求，如3C電子、家電、機械設備，甚至高單價服飾，則「序號管理」功能就非常重要。
序號管理能為每一件商品建立唯一身分，不僅方便查詢出貨紀錄、保固狀態，也能提升售後服務效率，進一步增加顧客信任感。
理想的序號管理系統，應包含：
‧ 支援序號自動編碼或掃碼建立
‧ 每件商品序號綁定進貨與出貨資訊
‧ 可查詢序號對應的客戶、出貨時間、保固狀態
‧ 售後客服可快速查詢序號紀錄，減少爭議
→「報上序號，馬上查出來」——這才是一流的售後服務體驗！
更進一步：支援「批號 + 序號」的雙重管理機制
部分高階產業如醫療設備、高精密儀器、電子零件等，除了需要追溯單件商品，也需要標示該商品屬於哪一批生產。這時候，單純的批號或序號管理已不夠，你需要的是能支援雙軌併行的系統。
建議評估系統是否能做到：
‧ 同一商品同時擁有批號與序號欄位
‧ 可針對商品類型設定是否啟用批/序功能
‧ 支援查詢「序號所屬批號」與「批號內商品序號」報表
‧ 報表清楚列出商品→批次→序號→客戶關係
→對高品質或高風險商品來說，管理清楚，是合規的基本條件，更是價值的延伸。
結語：選對系統，是商品管理的關鍵起點
商品管理的好壞，不只影響出貨效率，更關係到你能不能快速應對顧客需求、是否符合法規要求、甚至在發生突發狀況時能否即時止損。選擇一套具備批號與序號管理功能的商品管理系統，是企業邁向穩健營運、數位轉型的重要一步。
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