‧ 客戶投訴商品有問題，卻查不到是哪一批、哪一件
‧ 倉庫庫存與系統資料常常對不起來
‧ 售後詢問保固狀態，內部還要一筆筆翻資料確認
‧ 想掌握效期、庫存量與流向，卻沒有一套清楚邏輯
其實，這些問題不是倉管不夠努力，而是缺乏一套完整的商品管理流程。
若你經營的是3C電子、設備、醫材、食品、農產或其他有保存期限或保固的商品，更不能忽視從「進貨 → 入庫 → 出貨 → 售後」的每一個環節。管理流程不清楚，就像商品沒有身分證，出了問題也找不到源頭。
傳統的商品管理方式常是「邊做邊補」，等到出現錯貨、誤出、找不到批號序號、保固無法回查等狀況時，才想辦法補資料。這樣的流程雖然「能用」，卻風險極高。
若能從一開始就建立起清楚、系統化的管理流程，不僅能讓每筆商品資訊有跡可循，還能提升效率、節省人力、降低錯誤，讓營運走得更穩更遠。
商品管理流程詳解：從進貨到出貨的5大關鍵步驟
第1步：進貨登錄 — 建立商品資料的起點
每一批貨的商品名稱、數量、單位成本、供應商資訊、進貨日，甚至是批號或序號，都應在進貨時一次建檔完成，作為整個商品生命週期的起點。
→商品就像新生兒，出生（進貨）時登記身分證，未來才能找到他去過哪裡、留下什麼紀錄。
第2步：入庫處理 — 明確定位商品的儲位與狀態
進貨後商品正式進倉，應登記存放的倉庫、儲位、批號（若有）、效期（若有）等。這一步是庫存正確的保證，也避免日後找不到商品位置或出錯貨。
→商品不只是「有進來」，還要「知道在哪裡」才算真正進倉。
第3步：出貨配貨 — 精準對應訂單與批號/序號
收到訂單後，出貨人員需從系統中勾選實際出貨商品，可依先進先出或效期最早原則出貨，並搭配序號或批號記錄，確保每一筆出貨都可追溯。
→出貨不是「抓一個一樣的」，而是「抓對那一個」！
第4步：異動記錄 — 每筆商品移動都要有依據
每次商品移動（如調撥、退貨、報廢等）都應有系統紀錄，才能做到全程可回溯。尤其是發生客訴、損壞、品質問題時，這些紀錄就是公司保護自己的最佳證據。
→每筆商品紀錄都是「保障企業權益的數位證明」。
第5步：售後管理 — 序號/批號對應售後與保固
若商品具保固，系統應能自動計算出貨日起保期限，並讓客服快速查詢序號是否在保。若出現批次問題，也能快速找到該批次商品銷售對象，做出通知或召回。
→售後不是成本，而是讓顧客「有感」的品牌加值。
用對工具，讓流程自動化、可追溯、好管理
你不需要建立一套自己寫的系統，也不需要再手動貼標籤記批號、在紙本上抄序號。一套好的雲端商品管理系統，會讓這整條流程變得更簡單：
‧ 進貨即建檔，批號/序號自動產生或匯入
‧ 出貨單可勾選序號，商品動向一目了然
‧ 支援多倉、多儲位、多批次管理
‧ 效期提醒、序號查詢、即時報表
結語：商品動向清楚，管理才安心
從商品進貨的第一天起，就該讓它「被記錄」、「被追蹤」、「被保護」。一套清楚的商品管理流程，是企業面對市場變化、應對顧客需求、守住品牌信譽的最佳基礎。尤其對有序號、批號、效期管理需求的行業而言，系統導入不是多做，而是少出錯。
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