在中小企業日常經營生意中，很常見公司代客戶墊付款項的情況，例如代訂機票、代購設備或代繳費用等，但企業主往往想問像是這類「代墊款」是否需要先行開立發票，以及帳款如何處理，對於實際操作上老闆或是會計、助理人員會感到困惑，我們蒐集整理國稅局與財會專家的建議，希望能協助企業有一些正確的處理方式。
是否需開立發票？
依據《營業稅法》第3條與《統一發票使用辦法》第8條規定，若公司以自己名義代為購買貨物或勞務，並取得發票抬頭為公司者，即視為「銷售行為」，因此需要開立統一發票給客戶並申報銷項稅額。但是若符合以下兩項條件，則可免開發票：
代收代付無差額：公司未向客戶收取任何手續費或加價。
發票抬頭為委託人：公司取得的發票，其買受人應為客戶而非公司。
假如不符合上述條件，則公司就需要開立發票，並將代墊款視為收入處理。
在會計分錄上的建議
根據專家建議，會計處理可依情況，分為兩種：
例如，有開立發票（視為銷售）
墊付款時：
借：代付款（或應收帳款）$100
貸：銀行存款 $100
例如，向客戶請款並開立發票時：
借：應收帳款 $100
貸：銷貨收入 $100
同時申報銷項稅額。
假設，無需開立發票（純代收代付）
墊付款時：
借：代付款 $100
貸：銀行存款 $100
收回款項時：
借：銀行存款 $100
貸：代付款 $100
不列入營業收入，也不申報營業稅。
如果代墊項目屬於不可扣抵進項（如交際費），則不得申報進項稅額，因此就建議以「代付款」或「暫付款」入帳，並且免開發票。
所以，建議一般中小企業經營者，應該要妥善保存交易上的憑證，並且發票抬頭開立正確，避免因而讓國稅局認定為營業收入而需要進行補稅，另外，若仍有這方面疑問，也可諮詢配合的專業會計師，或是向財稅機關、經濟部中小企業署馬上辦服務中心等管道，可以提供相關免費諮詢服務的資源，不妨參考多加利用。
圖片來源：Pixabay
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