常常接到小微企業公司的詢問，假設，員工有代墊款項例如：交通費、文具費或差旅支出，帳款該怎樣記錄比較好？因為沒有妥善好好管理和記帳，時間一久當月底月初攤開要對帳時，不僅可能財務帳一片混亂，也可能產生勞資雙方爭議，或是面臨報稅的風險，因此，會計師或顧問實務上就建議，提出處理員工代墊款的相關做法：
代墊款項的會計科目選擇
員工往來科目（或稱其他應收款）
當員工代墊公司費用，企業尚未償還時，應該將該筆款項列為「其他應收款」或「員工往來」。
例如：員工代墊出差費用 $5,000，會計分錄如下：
借：其他應收款－員工 $5,000
貸：銀行存款或現金 $5,000
此方式可清楚反應是公司對員工的債務，待報帳核銷後，再轉為費用。
其他付款科目
如果企業已先支付款項給員工作為預支，則可列為「其他付款」或「預付費用」。
這種方式適用於，出差前預支旅費等情況，等報帳後再依實際支出再做調整。
報帳流程與憑證管理
報帳憑證完整性：員工報帳時應附上正式有公司統編的發票或收據，並註明用途與金額，避免日後查稅時有所爭議。
數位化管理建議：可參考使用雲端ERP、進銷存或是帳款管理系統，不但提升帳款管理的效率，也有系統性的記錄並降低人工手寫錯誤或是遺漏。
稅務風險提醒：另外，當代墊款項無法提出是合法的憑證，對國稅局來說，可能不予認列為公司費用，這會導致稅負增加。
年度結帳注意事項
對於跨年度的代墊款（例如：年底勞健保費），應該先核對員工個人負擔的部分，以避免將全額列為公司費用，所以，建議要定期盤點「員工往來」相關科目，確認是否有未清的款項，避免造成長期掛帳的情況發生。
圖片來源：Pixabay
鼎新A1雲端進銷存+電商訂單+雲端會計，免費試用30秒快速開通！
