常收到一些創業或中小企業老闆、會計詢問這個問題：“有沒有很簡單又有效率的記帳方法，讓我瞭解營收？”因此，我們經常尋找相關資訊，讓大家利用不同方式好好檢視經營成果，因為只要掌握原則，不管對資金運用或決策企業走向，能產生激勵、提升工作士氣。
這邊找到一位曾經榮獲全球「Microsoft MVP for Excel」的日本籍管理達人：井之上陽一，對於新創公司提出很不錯的概念，他比喻：「經營事業就像是進攻，財會工作則像防守。雖然攻守比例，財會工作可能僅占一成，但卻是維持公司穩定成長的關鍵。」
尤其，現在網路發達，一人或只有兩三人組成的企業已是常態，但不管事業體規模如何，管理達人-井之上陽一都認為：財會工作必須“每天”執行才算到位！所以，他另外提出記帳的基本三步驟：「收集、記錄、檢查」，讓大家有所依循。
步驟一：收集
「收集」就是收集憑證，像是統一發票、一般收據或請款單等。能說明金錢的流向及產生的理由，可以是財會工作最基礎的第一步、也是最重要的。如沒有確實做到「收集」，之後因報稅舉證而被國稅局查帳都有連帶影響。
步驟二：記錄
將收集而來的憑證如：統一發票、收據、請款單，記錄下來並轉成資料。以前要經由人工手寫完成，但現在只要輸入「電腦」就能輕鬆搞定！有些人在此會問了，如果要切傳票、編日記帳怎麼辦？這問題對於一人公司或小型的公司，在現階段而言都還不會是必定得用。
步驟三：檢查
「檢查」就是再次確定記錄的數字，確認營收、費用有無錯誤。比方像老闆所關心的問題，如「有沒有賺錢」、「產生的費用有多少」、「稅要繳多少」...，如果發現錯誤就能立即更正！管理達人-井之上陽一建議大家：檢查的工作，最好「每個月」要做一次，這樣統計數據會更有效率，能即時掌握經營現況。如果沒做確實，到了年底才發現記帳有誤，變成整年做白工、入不敷出，這情形就會很麻煩的。
一天5分鐘，記帳基本功
有些朋友還會認為，這些單據累績一定的量再處理就好，但是殊不知記帳如同做菜料理一樣，好的料理如沒有將材料準備齊全，就算請大廚師烹煮也不一定出色美味。尤其，當單據整理記錄不齊全，效率一定不好，就算好不容易急忙整理完成，如果剛好錯過報稅時間，因而被國稅局罰款更得不償失。
所以，養成記帳的基本功，需牢記：「要記住每天該做的事，每月該做的事，及一年必需要做的事」，定期按表操課，能省去不必要的麻煩，並且也會是最有效率、省時省事的好方法喔！
參考資料：一人開公司也能搞定的財務管理實務 (井之上陽一)
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