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經營秘技

做好三步驟,原來記帳這麼簡單

常收到一些創業或中小企業老闆、會計詢問這個問題:“有沒有很簡單又有效率的記帳方法,讓我瞭解營收?”因此,我們經常尋找相關資訊,讓大家利用不同方式好好檢視經營成果,因為只要掌握原則,不管對資金運用或決策企業走向,能產生激勵、提升工作士氣。

 
這邊找到一位曾經榮獲全球「Microsoft MVP for Excel」的日本籍管理達人:井之上陽一,對於新創公司提出很不錯的概念,他比喻:「經營事業就像是進攻,財會工作則像防守。雖然攻守比例,財會工作可能僅占一成,但卻是維持公司穩定成長的關鍵。


尤其,現在網路發達,一人或只有兩三人組成的企業已是常態,但不管事業體規模如何,管理達人-井之上陽一都認為:財會工作必須“每天”執行才算到位!所以,他另外提出記帳的基本三步驟:「收集、記錄、檢查」,讓大家有所依循。

步驟一:收集

「收集」就是收集憑證,像是統一發票、一般收據或請款單等。能說明金錢的流向及產生的理由,可以是財會工作最基礎的第一步、也是最重要的。如沒有確實做到「收集」,之後因報稅舉證而被國稅局查帳都有連帶影響。


步驟二:記錄

將收集而來的憑證如:統一發票、收據、請款單,記錄下來並轉成資料。以前要經由人工手寫完成,但現在只要輸入「電腦」就能輕鬆搞定!有些人在此會問了,如果要切傳票、編日記帳怎麼辦?這問題對於一人公司或小型的公司,在現階段而言都還不會是必定得用。

 
步驟三:檢查

「檢查」就是再次確定記錄的數字,確認營收、費用有無錯誤。比方像老闆所關心的問題,如「有沒有賺錢」、「產生的費用有多少」、「稅要繳多少」...,如果發現錯誤就能立即更正!管理達人-井之上陽一建議大家:檢查的工作,最好「每個月」要做一次,這樣統計數據會更有效率,能即時掌握經營現況。如果沒做確實,到了年底才發現記帳有誤,變成整年做白工、入不敷出,這情形就會很麻煩的。

 

 

一天5分鐘,記帳基本功

有些朋友還會認為,這些單據累績一定的量再處理就好,但是殊不知記帳如同做菜料理一樣,好的料理如沒有將材料準備齊全,就算請大廚師烹煮也不一定出色美味。尤其,當單據整理記錄不齊全,效率一定不好,就算好不容易急忙整理完成,如果剛好錯過報稅時間,因而被國稅局罰款更得不償失。

 

所以,養成記帳的基本功,需牢記:「要記住每天該做的事,每月該做的事,及一年必需要做的事」,定期按表操課,能省去不必要的麻煩,並且也會是最有效率、省時省事的好方法喔!

 


參考資料:一人開公司也能搞定的財務管理實務 (井之上陽一)

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