在處理商品買賣交易過程，難免會遇到商品退換貨或瑕疵，需要金額扣減的情況，折讓單這時就是在處理銷貨扣減時的重要文件，主要用於記錄因商品退貨、價格調整、瑕疵、損壞或其他原因而減少的銷售金額，是一種賣方開立的減項憑證，證明是退換貨或金額扣減情況。
那麼，通常折讓單就會是是企業與客戶之間進行銷貨退回的憑證並在以下情況下使用：
商品退貨：客戶因商品瑕疵或不符合期待需求時而退貨，企業因此就需開立折讓單以調整銷售上的金額。
價格調整：有時因為促銷活動或其他方面的協議，企業需降低已開立發票的銷售價格，以雙方計算過後折抵的金額為依歸。
其他折讓：像是如運費折扣、或其他協商過後的金額減免。
所以填寫折讓單，都需注意需記載包含：原發票號碼、折讓金額、說明原因及雙方確認的代表人簽名和公司用印蓋章，以維護雙方權益。
另外，在折讓的入帳時間點上，應該根據實際發生的日期和會計準則進行認列，以折讓單開立日期作為入帳時間點，表示此折讓時間點正式確認。
在跨年度的處理：若折讓發生在跨年度的情況，則應以實際發生日期為準，例如折讓交易在上一年度發生，但折讓單在新年度開立，則應在上一年度的帳款報表中進行調整。
在權責基礎原則上：根據會計權責，折讓應在實際發生的期間內認列，讓財報數據呈現準確。
所以，建議中小企業的財會人員和老闆，處理相關單據都需要妥善保存折讓單及相關交易文件，以備報稅時查核並確實做好營業稅申報，搭配數位化財務管理工具的定時記錄，能快速自我檢視、提高工作效率。
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