在生意交易中，買賣雙方能始終保持著溝通良善和彼此信任的合作關係。是日後持續往來的基石，小微企業往往遇到各式各樣的交易過程不可能是一帆風順的，尤其，若遇到買方客戶未遵守契約的承諾，導致賣方必須按照合約條款訴諸應有的程序，特別是違反交易原則需要沒收保證金，當遇到了違約沒收保證金等情況，站在賣方的我們該如何做帳務上的處理與發票開立方式？以下幾個建議不妨參考。
保證金沒收的帳務處理
當買方的客戶等違約，賣方的我們需要強制沒收保證金時，帳款上的認列應將該筆款項列為「其他收入」而非銷售收入，參考會計師專家顧問的建議，此筆收入款項可記錄為「違約金」或「其他營業收入」的科目。
在帳務的相關處理方式上，小微企業老闆也應該做以下步驟像是：
確認違約條款：再次確認雙方契約中所指出規範保證金的沒收條件，避免法律爭議。
記錄交易細節：在進銷存財務管理系統中，也必須記錄該筆款項來源、金額及違約原因，讓帳務來源清楚透明。
調整應收帳款：若該筆保證金原本屬於應收帳款的一部分，則必須進行帳務上調整，避免影響正常的資金流動。
發票該如何開立的方式
根據會計原則，保證金沒收屬於違約金，應開立統一發票並計入營業稅申報，而發票的項目則可填「違約金」或「保證金沒收」，發票金額應包含營業稅，另外若是保證金不屬於營業收入（如履約保證金），則可開立收據而非發票，但也需要注意印花稅上的規定。
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