在日常進貨和出貨的流程結束後，月底到月初對於中小企業來說是最忙碌的時刻，除了確認所有進出貨的數量、金額是否相符外，帳款認列和有無收到發票憑證也是重點，假設是在月初才收到上個月的發票，而這時帳也完成關帳作業，確實會造成困擾，以下整理出實務上的處理方式與管理建議：
一、發票延遲入帳的處理方式
根據《商業會計法》第10條與第34條規定，會計事項應以實際發生日為準，假設如果是發票延遲收到，也應以發票開立日（通常為交易完成日）作為入帳依據。
如果上月帳已關，會計師則會建議採取以下方式處理：
補入當月帳：將該張發票列入本月帳務，並註明其實際交易日與發票日期，以利後續查核與財報解釋。
調整報表註記：若金額重大，建議在財務報表中註記為「上月交易延遲入帳」，以維持財務資訊的透明度。
避免重開帳：除非企業有明確的內部規範或稅務需求，否則不建議重開上月帳，以免影響報表穩定性與稅務申報流程。
二、建議的管理方式
為避免類似情況反覆發生，企業可採以下管理策略：
與供應商建立發票時效共識在買賣雙方的採購合約中，明訂發票開立與交付期限，例如「交易完成後三日內須提供發票」，以保障帳務處理的即時性。
導入雲端進銷存系統使用雲端工具（如鼎新A1雲端進銷存等）可即時記錄交易與發票資訊，並可參考系統內建的行事曆提示功能，了解單據作業狀況，避免遺漏或延遲入帳。
設立「暫收憑證」制度若尚未收到正式發票，可先以送貨單或訂單建立暫收憑證，待發票到齊後再進行正式入帳，有助於維持帳務的連貫性。
定期盤點未入帳發票每月結帳前，由財務人員盤點尚未收到的發票，主動聯繫供應商補件，減少帳務落差。
建立內部帳務彈性機制若企業規模較小，可設立「調整期」制度，例如每月關帳後保留3日內可補登前月交易，以兼顧帳務準確與作業效率。
發票延遲到達，特別確實是小微企業常見的帳務挑戰，但只要依據發票開立日入帳，並在帳務系統中妥善註記，仍然可以維持財務報表的正確性與合乎稅法規定，希望小微型企業主儘可能透過制度化的管理、與數位工具輔助運用，並與與供應商保持良好的溝通，在企業運作上能大大有效降低帳務風險，提升財務透明和營運效率。
圖片來源：Pixabay
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