基於人力物力有限，又得全力拓展業務衝刺生意營收，特別是一兩人小公司企業負責人，在種種原因，希望能在資源不多狀況一樣能盡力維持基本營運需求，所以包含老闆，都需要一人身兼數職工作，尤其，有些公司可能也會請業務助理，擔當行政、幫忙理貨出貨，打單結款，甚至負責人資工作，但是。以企業最重要的財務核心工作，最需要由負責人確實掌握決策時，可能都只讓業助一人擔當管帳作業，這樣狀況對於公司而言，也面臨較高的財務風險，以下整理出常見的風險和建議管理方式：
業務助理做帳的潛在風險
專業度不足導致帳務錯誤通常人員非專業會計背景，可能缺乏商業會計法、稅法與財務報表編製的知識，容易出現科目分類錯誤、漏帳或重複記帳等問題。
稅務申報風險提高若帳務處理不符合稅法規定，有可能導致營業稅、所得稅申報錯誤，進而遭國稅局查核、補稅甚至罰款。
進銷存管理混亂業務助理若未能正確記錄進貨、銷貨與庫存變動，將影響公司的成本計算與存貨週轉分析，進而影響企業獲利判斷與資金調度。
內部控制薄弱，舞弊風險增加若都是同一人同時負責記帳與資金管理，內部缺乏交叉檢核機制，容易產生舞弊或資金挪用的風險。
建議「5人以下小公司」內部的管理方式
導入「錢帳分管」制度建議企業實施「管帳不管錢、管錢不管帳」原則，能夠由不同人員分別負責記帳與資金管理，建立基本的內部控制機制。
使用雲端會計與進銷存系統導入數位工具如ERP或雲端進銷存、雲端會計系統，讓系統自動化記帳流程，有效降低減少人工錯誤，並且能及時掌握庫存與資金流動概況。
定期由專業會計師審核帳務即使由助理做帳，也仍然需要定期委託會計師，進行帳務審核與稅務申報，可以幫助公司帳務符合稅法並且也降低查帳風險。
建立標準作業流程（SOP）內部也需要為助理擬訂清楚的記帳與進銷存作業流程，包含：發票處理、憑證整理、報表產生等，提升公司作業的一致性與效率。
老闆需要具備基本財務判讀能力尤其是老闆負責人，應該學習懂得閱讀損益表、資產負債表與現金流量表，掌握企業的財務狀況，避免完全依賴他人處理帳務卻不懂財務的窘境。
雖然小微企業可由業務助理做帳，一時可節省人力成本，但為了日後企業長期發展，若未能建立內部完善的財務制度與內部控制，很快將面臨帳務的錯誤混亂、稅務上的風險與資金調度管理失誤等諸多問題，強力建議企業主，即便一兩人小公司能夠導入大致合適的數位財會工具，實施錢帳分管制度，並定期由配合的專業會計師協助審核，可以逐步讓企業財務更穩健、也可有效提升經營的效率和開展業績。
圖片來源：Pixabay
鼎新A1雲端進銷存+電商訂單+雲端會計，免費試用30秒快速開通！
