管理是一門學問，小公司經營通常受限人力物力、資金有限，但管理進出貨、帳款時仍須要確保正確且完整的記錄。當企業進行交易或收到付款時，必須妥善保管相關的收據憑證。收據憑證不僅可以作為交易的證明，也是企業會計報告的重要依據之一。
以下是一些小型企業可以使用的方法，方便記錄之後的收據憑證能妥善保管：
1.數位化收據憑證： 如果收據憑證掃描或拍照，並儲存在電腦或雲端硬碟中，可避免紙本憑證遺失或損毀的風險，且便於查詢和管理。所以建議可使用一些數位化管理工具，例如Google Drive、Dropbox等等，也可以考慮使用專業的雲端進銷存會計軟體，例如A1商務應用雲等。
2.建立檔案系統： 如果您還是喜歡使用紙本憑證，建立一個簡單的檔案系統可以幫助您更輕鬆地管理收據憑證。可以使用標籤或文件夾來區分每一筆交易，並按照日期或供應商名稱排序，以便可以隨時找到需要的收據憑證。
3.使用收據憑證編號： 為每一筆交易建立唯一的收據憑證編號，可以幫助您更快地定位相關的憑證。您可以使用日期、交易類型或供應商名稱等作為編號的一部分，以便更容易識別和管理。
4.儲存期限： 您應該先了解需要保留多長時間的憑證，能滿足稅務和法律要求。在大多數情況下，建議保留至少七年的憑證。在憑證到期後，可以將其安全地銷毀。
5.安全儲存： 雖然使用電子收據非常方便，但有時某些情況，小企業可能還是需儲存實體收據，例如當：需提交報稅表或會計查帳時在這種情況下，需要確保所有的實體收據都儲存在安全的地方，例如保險箱或其他安全的儲存設施，以防止憑證遺漏。
