先深呼吸，收到公文 ≠ 被罰款。
在大數據查稅的年代，國稅局的電腦系統會自動篩選出「數值異常」的案件，要求企業提出說明。很多時候，這只是一個「澄清」的過程。只要平日帳務邏輯正確，這反而是檢視公司體質的好機會。
以下將帶您了解收到公文後的標準應對流程，並揭密國稅局電腦最愛挑出的 5 大查稅地雷。
Part 1：收到公文先別慌，黃金應對 3 步驟
1. 確認公文性質：是「協談」還是「補件」？
並非所有公文都是稅務員要上門查帳。最常見的是「備詢函」或「更正通知」，通常只是要求您提供某張發票的影本、合約書，或是解釋為什麼某個月的銷售額特別低。
2. 看清楚「查核年度」與「稅目」
是查今年的營業稅？還是去年的營利事業所得稅？確認範圍後，立刻調出該年度的財務報表（資產負債表、損益表）與申報書。如果您平時使用雲端會計系統，這一步只需幾秒鐘就能完成。
3. 在期限內回應，切勿置之不理
公文上一定有「提示帳證期限」。如果需要時間整理資料，務必提前打電話給承辦人員申請延期。態度配合、資料透明，通常能讓查核過程順利許多；「已讀不回」反而是最危險的策略。
Part 2：國稅局為什麼找上我？5 大查稅「地雷區」
國稅局的查稅系統會針對不同行業設定「異常指標」。以下是 5 個最容易觸發警報的原因：
地雷一：毛利率低於「同業利潤標準」
這是最常見的原因。每個行業都有一個平均獲利水準（同業標準）。
狀況： 假設服飾業平均毛利是 23%，但您申報的毛利只有 5%。
國稅局懷疑： 您可能漏報收入（賣了沒開發票）或虛增成本（拿別人的發票來抵帳）。
避雷針： 平時透過進銷存系統監控毛利率，若因促銷導致毛利下降，務必保留活動DM、網頁截圖作為佐證。
地雷二：庫存金額異常（存貨週轉率過低）
狀況： 帳面上庫存高達 500 萬，但一年營收卻只有 100 萬。
國稅局懷疑： 這些貨是不是早就賣掉了（漏開票）？或者是庫存根本不存在（虛列進項發票）？
避雷針： 定期盤點，並在系統中做正確的「盤盈損」調整。若有報廢商品，需拍照並報備，不能私自丟棄。
地雷三：資金流向與帳務不符（公款私用）
狀況： 公司的貨款匯入老闆個人帳戶，或是公司帳戶頻繁匯款給無關的個人。
國稅局懷疑： 隱匿營收或挪用公款。近年來洗錢防制法趨嚴，銀行對此類金流監控極為嚴格。
避雷針： 公私分明是鐵律。所有營業收入務必進入公司戶，再以薪資或盈餘分配的方式轉給個人。
地雷四：進項稅額扣抵錯誤（誤抵）
狀況： 拿著「交際費」（請客戶吃飯）、職工福利（員工旅遊）、自用乘人小客車（買轎車）的發票來扣抵 5% 營業稅。
國稅局懷疑： 這是法規明文禁止扣抵的項目，系統一掃描統編就能抓出來。
避雷針： 使用具備「防呆功能」的會計軟體，在輸入發票時，系統會自動提示哪些科目不可扣抵。
地雷五：營收忽高忽低，或在此時突然註銷
狀況： 某個月營收暴增（可能為了開發票給別人）或暴跌，或者在有欠稅疑慮時突然申請停業/註銷。
國稅局懷疑： 這是虛設行號或惡意逃漏稅的典型特徵。
Part 3：日常記帳避雷指南：建立您的「財務防護網」
想要睡得安穩，最好的節稅方式就是「誠實記帳」。
1. 善用「雲端進銷存」串接「會計」
手寫帳本或 Excel 容易發生「有出貨、沒入帳」的疏漏。透過系統串接，出貨單一開，後端會計分錄自動產生，確保物流與金流 100% 一致，杜絕漏報風險。
2. 憑證保存數位化
紙本發票放久了字跡會消失。建議養成習慣，將重要合約、匯款水單、發票拍照上傳至雲端硬碟存檔。當國稅局查帳時，您能立刻拿出證據，展現管理的嚴謹度。
3. 每月進行「銀行調節」
這是會計最基本也最重要的工作。每個月底，核對「公司帳上的銀行餘額」與「實際銀行存摺餘額」是否一致。只要這兩個數字對得上，您的帳務健康度至少有 80 分。
結論：正規經營，是企業最大的護身符
收到國稅局公文並不可怕，可怕的是面對詢問時「一問三不知」。當您對公司的每一筆帳務都能如數家珍，查稅反而成為證明公司體質健全的最佳機會。
記帳不只是為了應付國稅局，更是為了讓身為老闆的您，能清楚掌握公司的真實獲利。千萬別為了省一時的小稅，而賠上了整間公司的信譽與未來。
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