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收款單

收款單

收到款及沖銷帳款分下列幾種情況說明:

一、全數沖帳

1、【新增】:收到款項要沖帳時請按【新增】建立資料




2、【請款客戶】:
      下拉選擇收款的對象,
      請款客戶要一致,是以【銷貨單】的【請款客戶】去篩選帳款,
      所以一定要選和銷貨單一致的請款客戶
 3、【日期】:
       選擇收款的日期,【收款單】的【日期】不可大於【銷貨單】的【日期】,
       系統不支援沖未來帳款       
4、【幣別】:
       若有購買幣別管理加值功能,幣別也需與【銷貨單】一致,
       目前不支援不同幣別沖帳
     


5、【收款方式】【加入】:
       第一次交易的客戶收款要選擇【收款方式】後按【加入】,下次再收款會預帶上次收款單的記錄帶入客戶常用的收款方式



(1)【收款方式】為【現金】時:
      加入項目後輸入收現的金額
(2)【收款方式】為【轉帳】時:
     加入項目後輸入收到客戶轉帳的金額,
    【轉入帳號】選擇轉入收到款的帳號,此為公司收到客戶匯款的帳號,非客戶的帳號喔】,若下拉無符合的帳號可按【+】快捷新增【銀行帳號】資料
    【對方帳號】可註記匯款客戶的帳號,如後5碼,下次交易會帶入歷史資料
(3)【收款方式】為【支票】時:
     加入項目後輸入收到客戶開立的支票金額
    【支票號碼】依票號輸入
    【到期日】輸入支票到期日,系統會依此日期到時自動兌現至【銀行收支表】【銀行彙總表】入帳
(4)【收款方式】為【其他】時:
    非現金、銀行或支票入帳,以其他方式抵帳,或是交易金額差額的部份,請加總差異額或沖帳額後輸入在其他金額中
   【其他原因】可空白不選擇,但若沒有選擇就不會入帳在【收支結餘表】等相關資料,原因可自訂,詳細可參考【收支原因】建立說明
    【其他說明】非必填欄位,可註記方便查帳檢視的重要內容







6、【載入應收帳款】:
     會依條件自動篩選末收帳款帶入,需留意【請款客戶】、【日期】、【幣別】及【銷貨單】的【收款方式】需符合才會出現喔!
       
【銷貨單】的【收款方式】銷貨時為月結或還沒收到款,【銷貨單】的【收款方式】要選擇為"月結/未收款/貨到付款"才會變為應收帳款,一般銷貨時交易的【客戶】會與【請款客戶】一致,但有時遇到交易的對象是子公司或分店,請款要向總公司或總店請款; 或是請貨運公司代收款,故請款結帳是找貨運公司,就會有【請款客戶】與【客戶】不一致情況喔!




載入應收帳款中勾選要沖帳的資料後按【確認】


7、【儲存】:
       核對單頭收到的金額和單身【本次沖帳】金額,及單尾【收款合計】與【應收帳款】總額相同後,即可按【儲存】完成沖帳



以剛才的例子有2種收款項目,
當發生多種收款項目或折讓及公司承擔運費情況,都可在一張收款單中記錄及沖帳完畢,
那麼單純的若只有收到一種,如客戶現金時,只要將【現金】項目加入後,勾選銷貨那筆要沖的資料,確認收款金額和本次沖帳金額一樣,存檔後就完成了沖帳囉!

一般客戶不會一直改習慣的付款方式,故發生過沖帳後,之後再建立【收款單】時選擇此客戶,系統會自動預帶上次的【收款方式】,就不用每次都要按【加入】喲

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接下來用一個複雜的收款情況來說明!再練習一次,情況如下:
假設 銷售帳款$2,625元,收到客戶支付$2,500元,殺價折讓$25元,客戶轉帳匯款$1,500元,付現$1,000元,另發生運費$100元,客戶不支付,由公司承擔折抵於此次,
這麼複雜的收款情況,要如何打單呢?
(1)可先選好客戶及日期後,按【載入應收帳款】選取帶入要沖帳$2,625元的這筆資料
(2)在【收款方式】下拉選擇【轉帳】
(3)按【加入】


(4)客戶轉帳匯款$1,500元,在剛才加入的【轉帳】項目輸入1500
(5)選擇客戶轉入的銀行帳號,這邊指的是公司的帳號非客戶的喔!
收款單存檔後會在選擇的銀行自動入帳至【銀行收支表】及【銀行彙總表】中增加這筆金額,【對方帳號】欄才是客戶的帳號,可做記錄下次若選此客戶就會預帶上次記錄的帳號




(6)接下來再加入【現金】項目,記錄付現$1,000元


(7)發生運費$100元,客戶不支付,由公司承擔折抵於此次,此時加入【其他】項目後,在金額輸入100,另【其他原因】選擇適當的原因認列營業費用(原因可在【收支原因】建立作業自訂)

(8)殺價折讓$25元的部份,在單身該筆銷貨的【折讓】欄輸入金額25
存檔後就完成複雜的沖帳情況了。



二、部份沖帳

只收到部份的款項,沒有收完全部時

1、【請款客戶】:選擇要沖帳的客戶
2、【載入應收帳款】:勾選要沖的帳款
3、【收項項目】:【加入】收到的項目後,輸入金額及相關欄位
4、【本次沖帳】:將剛才系統預帶入的金額,改為此次僅收到要部份沖銷的金額,如5600應收款只收到2600,就要將【本次沖帳】改為2600
5、【收款合計(含折讓)】及【應收沖帳(含折讓)】:確認金額一致後,按【儲存】即完成部份沖帳




三、
發生折讓的沖帳
收款發生折讓時有二種方式可沖帳將折讓金額認列在【收支結餘表】的營業費用類
方式一:用其他項目沖折讓
在【收款方式】選擇"其他"後【加入】項目輸入金額,在【其他原因】可選擇
自訂的原因
確認【本次沖帳】金額,單尾的【收款合計 (含折讓):】欄金額,要等於【應收沖帳 (含折讓):】欄金額,平衡後即可沖帳


快速新增原因自訂畫面


收支結餘表認列自訂的營業費用



*
方式二:用預設的折讓沖帳
在單身的【折讓】欄輸入折讓金額後,系統會自動計算本次沖帳的金額,並且單頭的【折讓】欄也會帶入金額,
單尾的【收款合計 (含折讓):】欄金額,等於【應收沖帳 (含折讓):】欄金額,平衡後即可沖帳


收支結餘表用系統預設的折讓報表呈現位置



方式三:建立銷退單記錄折讓
銷退單建立時可不輸入數量,在金額欄輸入折讓金額,之後再用收款單沖帳,沖帳時開啟【載入應收帳款】選好要沖那些銷貨的金額後帶入




四、預收款的建立
客戶訂金或貨款等預收款發生

1、【請款客戶】:選擇預收款的對象
2、【收款方式】:加入收到的項目後,再輸入金額及相關欄位
3、【載入應收帳款】:不操作
4、【儲存】:確認預收金額正確後存檔



5、出現會變為預收款的提示訊息,按【確認】,預收款即會儲存成功!




預收款成立後,當下次再建【收款單】,選擇好此家客戶後,點選【載入應收帳款】中就會看到預收款負數的待沖帳資料囉!


預收訂金後來出貨後會建立銷貨單,假設銷貨單建立1萬元成立為未收款


沖帳時在【載入應收帳款】就會看到預收負數和銷貨正數的帳款,
帶入後將2筆打勾後,
預付金額因為收2萬,這次只沖1萬,故【本次沖帳】欄改為-10000
存檔後就可將銷貨單的帳款沖銷,預收款變為還剩有1萬元預收喲




五、退貨帳款處理

銷貨和銷退互抵,不會收到錢的沖帳:

全額退款時,上方的項目不用輸入任何金額,將帳款勾好後存檔即可

銷貨和銷退互抵後,有差額的沖帳,例如銷貨263元,只收到250元,手續費13元沖帳如下:


銷貨和銷退互抵,部份退貨沖帳


六、補充資料:

1、【轉帳】欄金額非為0元時,【轉入帳號】會變為必填欄位
當在【轉帳】欄填入金額後,【轉入帳號】會變成"必填"欄位~若沒有填寫,會出現"不可為空白"的提示訊息






2、【支票】欄金額非為0元時,【支票號碼】及【到期日】會變為必填欄位